Wniosek urlopowy – darmowy wzór do pobrania i wypełnienia

Potrzebujesz wniosku o urlop na już? Poniżej znajdziesz gotowy wzór do druku. Pobierz, wypełnij na komputerze albo ręcznie, podpisz i oddaj przełożonemu. Bez rejestracji i bez podawania maila.

Wzory wniosków na różne rodzaje urlopu

Nie każdy urlop to urlop wypoczynkowy. Wybierz wzór, który pasuje do twojej sytuacji. Wszystkie mają ten sam układ, więc wypełnisz je w minutę.

PDF czy DOCX – który wybrać?

• PDF wybierz, jeśli chcesz po prostu wypełnić i wydrukować wniosek. Otwórz go w przeglądarce albo w programie Adobe Reader, kliknij puste pole i pisz. Możesz też wydrukować wybrany formularz i wypełnić go ręcznie.
• DOCX wybierz, jeśli chcesz coś zmienić, na przykład dodać logo swojej firmy, pole na zastępstwo albo inną treść. Plik otworzysz w Wordzie, LibreOffice lub Google Docs.

Wszystkie wzory są darmowe i możesz z nich korzystać w swojej firmie bez ograniczeń.

Więcej o tym, komu i kiedy przysługuje dzień wolny z ważnych powodów przeczytasz w artykule Urlop okolicznościowy – kiedy pracownikowi przysługuje dodatkowy dzień wolny.

Co powinien zawierać wniosek urlopowy?

Przepisy nie narzucają jednego wzoru wniosku. W praktyce dobry wniosek powinien zawierać poniższe elementy:

• Dane pracownika: imię, nazwisko, stanowisko lub dział,
• Dane pracodawcy: nazwa firmy i adres,
• Miejscowość i data złożenia wniosku,
• Rodzaj urlopu, np. wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy albo bezpłatny,
• Okres urlopu (od–do) i liczba dni,
• Rok, za który przysługuje urlop, czyli bieżący albo poprzedni (przy urlopie zaległym),
• Podpis pracownika,
• Miejsce na decyzję przełożonego: zgoda lub odmowa, data i podpis.

Nasz wzór wniosku urlopowego ma wszystkie te pola. Jeśli twoja firma posiada własny druk albo zasady składania wniosków w regulaminie pracy, możesz skorzystać z którejś z tych opcji.

Przykład wypełnionego wniosku

Tak może wyglądać gotowy wniosek. Anna Nowak chce wziąć urlop od poniedziałku 16 listopada do piątku 20 listopada 2026 r. Na co zwrócić uwagę?

• Liczba dni to dni robocze, nie kalendarzowe. Weekendów i świąt nie liczysz. Anna bierze wolne od poniedziałku do piątku, więc wpisuje 5 dni.
• W polu „za rok” wpisz ten, z którego puli bierzesz urlop. Jeśli masz zaległe dni z poprzedniego okresu rozliczeniowego, wpisz zeszły rok.
• Podpis złóż odręcznie po wydrukowaniu. Część firm przyjmuje też wersję elektroniczną. Zapytaj w kadrach.
• Pole decyzji zostaw puste. Wypełnia je przełożony.

Najczęstsze błędy we wniosku urlopowym

• Zła liczba dni. Cały tydzień to nie 7 dni urlopu. Liczą się tylko dni pracy.
• Pomylone daty. Ostatni dzień urlopu to ostatni dzień wolny, a nie dzień powrotu do pracy.
• Brak roku. Gdy masz zaległy urlop, kadry muszą wiedzieć, z której puli odjąć dni.
• Brak podpisu. Niepodpisany wniosek łatwo zakwestionować.
• Wniosek złożony za późno. Przełożony dowiaduje się o urlopie dzień wcześniej i nie ma komu przekazać twoich zadań.

Ile dni urlopu ci przysługuje i od czego to zależy, sprawdzisz w artykule Urlop wypoczynkowy – wszystko, co musisz wiedzieć.

Jak złożyć wniosek urlopowy krok po kroku

1. Pobierz wzór. Wybierz PDF, jeśli chcesz wypełnić pola na komputerze i wydrukować. Wybierz DOCX, jeśli chcesz zmienić treść.
2. Wypełnij wniosek. Wpisz swoje dane, dane pracodawcy, termin i liczbę dni roboczych.
3. Podpisz wniosek. Wydrukuj go i podpisz albo użyj podpisu elektronicznego, jeśli firma go akceptuje.
4. Przekaż go przełożonemu lub kadrom. Zrób to z wyprzedzeniem, żeby zespół zdążył zaplanować zastępstwo.
5. Zachowaj kopię. Wystarczy zdjęcie podpisanego wniosku. Przyda się, gdyby pojawiły się wątpliwości.

Ile wcześniej trzeba złożyć wniosek o urlop?

Kodeks pracy nie podaje jednego terminu na złożenie wniosku. Termin wynika zwykle z regulaminu pracy, planu urlopów albo praktyk w danej firmie.

• Firma ma plan urlopów? Urlop bierzesz w terminie z planu.
• Nie ma planu urlopów? Termin ustalasz z pracodawcą.
• Urlop na żądanie zgłaszasz najpóźniej w dniu, w którym ma się zacząć.

Nasza rada: na kilka dni wolnego złóż wniosek tydzień lub dwa wcześniej. Na dłuższy urlop, na przykład w wakacje, nawet kilka tygodni wcześniej. Im wcześniej, tym łatwiej o zgodę.

Jeśli zarządzasz zespołem, ustal jedną zasadę i powiedz o niej wszystkim, na przykład: „wnioski na urlop dłuższy niż 3 dni składamy co najmniej 2 tygodnie wcześniej”. Jasna reguła oszczędza nerwów obu stronom. Nikt nie musi zgadywać, a ty wiesz z wyprzedzeniem, kogo zabraknie.

Czy wniosek urlopowy musi być na papierze?

Nie musi. Przepisy nie wymagają papierowego wniosku o urlop wypoczynkowy. Firma może przyjmować wnioski mailowo, w systemie kadrowym albo w aplikacji. Ważne, żeby było wiadomo, kto składa wniosek. Wszyscy powinni też znać zasady, najlepiej spisane w regulaminie pracy.

Od 27 stycznia 2026 r. przepisy wprost mówią to samo o urlopie bezpłatnym. Wniosek możesz złożyć na papierze albo elektronicznie, na przykład w mailu.

Coraz więcej firm rezygnuje z papieru. Jeśli zarządzasz zespołem, czytaj dalej, by dowiedzieć się, dlaczego.

Dla pracodawcy: wnioski urlopowe bez papierów

Papierowe wnioski sprawdzają się, dopóki zespół jest mały. Potem zaczynają się kłopoty:

• kartki giną gdzieś między biurkiem pracownika a kadrami,
• dni urlopu liczysz ręcznie, w Excelu albo w zeszycie,
• trudno szybko sprawdzić, kto jest na urlopie w przyszłym tygodniu.

Znasz to? Pracownik pyta, ile dni urlopu mu zostało, a ty szukasz odpowiedzi w segregatorze. Dwie osoby z tego samego działu biorą wolne w tym samym tygodniu, bo nikt nie sprawdził, kto już ma wolne. Przy kilku osobach da się to jeszcze ogarnąć. Przy kilkunastu robi się z tego osobny etat.

FreeQuest przenosi wnioski urlopowe do aplikacji na komputer, iOS i Androida:

• pracownik składa wniosek w kilka sekund, z telefonu albo komputera,
• przełożony od razu dostaje powiadomienie i akceptuje wniosek jednym kliknięciem,
• aplikacja liczy dni robocze i pokazuje, ile urlopu zostało,
• kalendarz zespołu wyświetla, kto i kiedy jest nieobecny,
• rodzaje wniosków dopasujesz do firmy: urlop wypoczynkowy, na żądanie, praca zdalna i inne.

Wnioski urlopowe w aplikacji, nie w segregatorze

Plan Startup jest darmowy dla zespołów do 9 osób.

Wypróbuj FreeQuest za darmo

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce? Przeczytaj, jak złożyć wniosek urlopowy w aplikacji FreeQuest krok po kroku.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Podstawa prawna: Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. poz. 1245), art. 152, 154², 161, 163, 164, 167², 168 i 174; rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), § 15; wyroki Sądu Najwyższego z 16.09.2008 r. (II PK 26/08) i z 28.10.2009 r. (II PK 123/09). Stan prawny na październik 2026 r.