Strona główna
/
Blog
/ Urlop wypoczynkowy – wszystko, co musisz wiedzieć o jego prawach i zasadach

Urlop wypoczynkowy – wszystko, co musisz wiedzieć o jego prawach i zasadach
17.01.2025Karolina Techmańska | 7 minut czytania
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Prawa do urlopu nie można się zrzec lub przenieść na osobę trzecią. Dni urlopu muszą być faktycznie wykorzystane – wypłata ekwiwalentu jest dozwolona jedynie w przypadku rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Urlop wypoczynkowy jest w pełni płatny i służy regeneracji oraz odpoczynkowi od obowiązków zawodowych. Zasady dotyczące urlopu są regulowane w Kodeksie pracy.
Prawo do urlopu wypoczynkowego
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z fundamentalnych praw pracowniczych w Polsce. Zgodnie z Kodeksem pracy każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego po przepracowaniu określonego czasu. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi 20 lub 26 dni. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że pracownik nie może się go zrzec ani przenieść na inną osobę.
Wymiar urlopu wypoczynkowego
Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy, czyli łącznego okresu zatrudnienia we wszystkich dotychczasowych zakładach pracy. Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o przysługującym im wymiarze urlopu wypoczynkowego. Pracownik może skorzystać z:
Wymiar urlopu | Staż pracy |
---|---|
20 dni | do 10 lat |
26 dni | co najmniej 10 lat |
Do stażu pracy zalicza się również okres zakończonej nauki, co pozwala uzyskać pełny wymiar urlopu wcześniej niż po 10 latach pracy.
Zgodnie z Kodeksem pracy do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się odpowiednio:
Etap edukacji | Liczba dodatkowych lat |
---|---|
zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa | czas przewidziany programem nauczania, nie więcej jednak niż 3 lata |
średnia szkoła zawodowa | czas przewidziany programem nauczania, nie więcej jednak niż 5 lat |
średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych | 5 lat |
średnia szkoła ogólnokształcąca | 4 lata |
szkoła policealna | 6 lat |
szkoła wyższa | 8 lat |
WAŻNE
Okresy nauki nie sumują się. Ponadto, jeśli pracownik kształci się w trakcie zatrudnienia, do stażu pracy wlicza się bardziej korzystny dla niego okres – zatrudnienia lub czasu trwania nauki.
Wnioskuj o urlop wypoczynkowy w kilka kliknięć!
Nowy wymiar wnioskowania i zarządzania urlopami

Sposoby naliczania urlopu
W przypadku podjęcia pierwszej pracy zawodowej pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy. Jest to tak zwany urlop cząstkowy naliczany stopniowo w 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Zazwyczaj obliczany jest na podstawie okresu 20 dni, gdy pracownik nie ma jeszcze prawa do 26 dni urlopowych.
Z każdym miesiącem liczba przysługujących dni urlopu wypoczynkowego stopniowo rośnie, a w kolejnych latach zatrudnienia pracownik nabywa prawo do pełnego wymiaru urlopu na początku każdego nowego roku kalendarzowego.
Przykład 1:
Wymiar urlopu dla pracowników, którzy nie przepracowali 10 lat, wynosi 20 dni. Po upływie pierwszego miesiąca pracy pracownikowi będzie przysługiwała 1/12 z 20 dni, czyli 1,67 dnia.
W przypadku pierwszego urlopu pracodawca może zaokrąglić 1,67 dnia do pełnych 2 dni, ale nie ma takiego obowiązku. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne, ponieważ działa na korzyść pracownika. Warto zaznaczyć, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, co jest szczególnie istotne dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Należy jednak uważać, aby nie przekroczyć maksymalnego limitu 20 dni w ciągu roku. Naliczając pracownikowi w każdym miesiącu po 2 dni, można przekroczyć dozwolony limit: 2 dni x 12 miesięcy = 24 dni.
Co zrobić w takiej sytuacji? Należy zaprzestać naliczania urlopu wypoczynkowego po osiągnięciu 20 dni, czyli po 10 miesiącach pracy w pierwszym roku kalendarzowym.
Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa na początku każdego następnego roku kalendarzowego.
Przykład 2:
W czerwcu Jan Kowalski ukończył studia pierwszego stopnia. Od 1 lipca podjął swoją pierwszą pracę na umowę o pracę w firmie X.
Obliczając staż pracy, należy wziąć pod uwagę ukończone studia, co oznacza, że staż pracy Jana wynosi 8 lat. W związku z tym przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego to 20 dni.
Prawo do pierwszego urlopu Jan nabywa dopiero po miesiącu pracy, więc 31 lipca przysługuje mu 1,67 dnia urlopu. Kolejne 1,67 dnia zyskuje 31 sierpnia, 30 września itd., aż do 31 grudnia.
W dniu 1 stycznia następnego roku Jan automatycznie zyskuje pełne 20 dni urlopu na nowy rok kalendarzowy.
Czy w pierwszej pracy można wykorzystać urlop wypoczynkowy z góry?
Co do zasady, nie. Pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego dopiero po pierwszym miesiącu pracy. Oznacza to, że nie może skorzystać z urlopu wcześniej. Jeśli pracownik potrzebuje wolnego dnia przed nabyciem prawa do urlopu, może złożyć wniosek o urlop bezpłatny. Alternatywnie, pracodawca może zgodzić się na usprawiedliwioną, płatną nieobecność.
Udzielanie urlopu wypoczynkowego
Udzielanie urlopu wypoczynkowego to obowiązek pracodawcy, który powinien zapewnić pracownikowi możliwość wykorzystania przysługujących dni wolnych. Termin urlopu ustalany jest w porozumieniu z pracownikiem, na podstawie jego wniosku oraz, jeśli istnieje, planu urlopów ustalonego przez pracodawcę. W wyjątkowych sytuacjach, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, wcześniej ustalony termin urlopu wypoczynkowego może zostać przesunięty.
Pracownik ma prawo do wykorzystania 4 dni urlopu na żądanie w terminie przez siebie wybranym, a pracodawca jest obowiązany taki wniosek pracownika uwzględnić. Warto podkreślić, że urlop na żądanie pracownika nie stanowi dodatkowej puli dni wolnych – jego dni są wliczane do ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli przemawiają za tym szczególne potrzeby lub uzasadnione przyczyny. Może również odwołać pracownika z trwającego urlopu wypoczynkowego, ale wyłącznie wtedy, gdy obecność pracownika w pracy jest niezbędna z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu.
Zmiana pracodawcy a wymiar urlopu
Jeśli pracownik nie przepracuje pełnego roku kalendarzowego lub zostaje zatrudniony w trakcie roku, wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie.
Zgodnie z art. 155 § 1 Kodeksu pracy, jeśli pracownik kończy pracę w trakcie roku, urlop wypoczynkowy przyznaje dotychczasowy pracodawca, proporcjonalnie do przepracowanego czasu. Jeśli urlop został wcześniej wykorzystany w pełni, nie ma potrzeby udzielania kolejnego. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy strony mogą ustalić wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystane dni urlopu.
Urlop u nowego pracodawcy również nalicza się proporcjonalnie do przepracowanego okresu:
- Jeśli zatrudnienie trwa do końca roku lub dłużej, wymiar urlopu naliczany jest proporcjonalnie do pozostałego okresu.
Przykład 3:
Umowa z nowym pracownikiem została zawarta na 12 miesięcy, od 1 lipca. Do końca roku przysługuje mu urlop wypoczynkowy za 6 miesięcy, który powinien być udzielany w dni robocze zgodnie z jego rozkładem czasu pracy.
Przy pełnym wymiarze 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie, będzie to: 26 x 1/12 x 6 miesięcy = 13 dni.
- W przypadku zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje wymiar urlopu wypoczynkowego wyłącznie za ten okres.
Przykład 4:
Umowa z nowym pracownikiem została zawarta na okres od 1 lutego do 30 listopada. Oznacza to, że pracownikowi przysługuje urlop za 10 miesięcy.
Przy pełnym wymiarze 26 dni rocznie, będzie to: 26 x 1/12 x 10 miesięcy = 21,66 ~ 22 dni.
Niepełne dni lub miesiące kalendarzowe pracy zaokrągla się w górę do pełnej liczby, działając na korzyść pracownika.
Nowy pracodawca musi również uwzględnić wykorzystany urlop wypoczynkowy w poprzednim miejscu pracy. Taka informacja znajduje się na świadectwie pracy dostarczonym przez pracownika. Jeśli do tej pory wykorzystał on więcej należnego urlopu, nowy pracodawca powinien zmniejszyć wymiar urlopu.
Przykład 5:
Pracownik w okresie od stycznia do maja wykorzystał 20 z przysługujących mu 26 dni urlopu wypoczynkowego. W czerwcu został zatrudniony u nowego pracodawcy. Nowy pracodawca, obliczając urlop proporcjonalnie, ustaliłby wymiar 16 dni urlopu. Jednak w takiej sytuacji w danym roku kalendarzowym pracownik otrzymałby 36 dni urlopu. Aby nie przekroczyć maksymalnego limitu 26 dni, nowy pracodawca może udzielić mu jedynie 6 dni urlopu.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Jeśli pracownik nie wykorzysta całego urlopu w danym roku kalendarzowym, prawo do zaległego urlopu wypoczynkowego przechodzi na kolejny rok. W takiej sytuacji zaległe dni sumują się z pulą nowego urlopu. Dni urlopu zaległego pracownik ma obowiązek wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Jeśli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma prawo wysłać go na przymusowy urlop, nawet jeśli pracownik się na to nie zgadza. Wynika to z przepisów Kodeksu pracy przewidujących, że pracodawca, który nie udziela przysługującego urlopu wypoczynkowego, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.
Finansowanie urlopu wypoczynkowego
Finansowanie urlopu wypoczynkowego jest obowiązkiem pracodawcy, który musi zapewnić pracownikowi wynagrodzenie za czas urlopu. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Stałe składniki wynagrodzenia, takie jak pensja podstawowa, są wypłacane w pełnej wysokości za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu. Zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy prowizje, są obliczane na podstawie średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu. Dzięki temu pracownik nie traci finansowo na skorzystaniu z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.
Podsumowanie
Urlop wypoczynkowy można podzielić na części lub wykorzystać jednorazowo. W przypadku podziału, co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlop wypoczynkowy to prawo pracownika, a pracodawca jest obowiązany mu go udzielić. Dni wolne mogą być wykorzystane na wniosek pracownika lub według planu urlopów ustalonego przez pracodawcę. Jeśli w zakładzie pracy obowiązuje plan urlopów, powinien on uwzględniać potrzeby pracowników oraz konieczność zapewnienia sprawnego funkcjonowania zakładu pracy.
Źródła:
Kodeks pracy
https://www.prawo.pl/kadry/urlop-wypoczynkowy-przy-zatrudnieniu-przez-czesc-roku,518767.html