Urlop okolicznościowy – kiedy pracownikowi przysługuje dodatkowy dzień wolny?

Urlop okolicznościowy to zwolnienie od pracy przysługujące pracownikowi w szczególnych sytuacjach życiowych takich jak ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby. Jest to dodatkowy dzień wolny. Nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego.

Warto podkreślić, że urlop okolicznościowy nie jest uregulowany przepisami Kodeksu pracy jak urlop wypoczynkowy. Ten szczególny rodzaj zwolnienia od pracy opisany jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Niezależnie od rodzaju pracy pracownika, każda osoba ma prawo do nabycia urlopu okolicznościowego. Życie bywa nieprzewidywalne, dlatego warto znać zarówno swoje prawa, jak i obowiązki związane z tym szczególnym rodzajem dni wolnych. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak postępować w przypadku urlopu okolicznościowego związanego zarówno ze ślubem cywilnym, kościelnym, pogrzebem, jak i narodzinami dziecka, jak złożyć wniosek i w jakim terminie przypada zwolnienie związane z danym wydarzeniem.

Dlaczego urlop okolicznościowy jest kluczowym elementem elastyczności w pracy?

Urlop okolicznościowy to jeden z najważniejszych elementów, który wpływa na elastyczność zarządzania czasem pracy. Choć nie jest w pełni regulowany przez Kodeks pracy, pracodawcy mają obowiązek zapewnienia pracownikom tego typu wolnych dni w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności życiowych.

Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy mogą wziąć wolne w najważniejszych momentach życia, takich jak narodziny dziecka, ślub czy żałoba, bez konieczności wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Wiedza o przysługujących dniach wolnych i procedurach ich zgłaszania jest kluczowa zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić pełne przestrzeganie przepisów prawa pracy.

Warto pamiętać, że niewykorzystany urlop okolicznościowy przepadnie, jeśli nie zostanie zgłoszony w czasie bezpośrednio powiązanym z ważnym wydarzeniem życiowym. W dalszych częściach artykułu podpowiadamy, jak wykorzystać urlop, gdy na przykład ślub pracownika odbywa się w dzień wolny od pracy, ale potrzebne są dodatkowe dni wolne na przygotowania do okoliczności.

Wiedza, jak prawidłowo złożyć wniosek o urlop okolicznościowy, jakie dokumenty są wymagane oraz kiedy najlepiej zgłosić nieobecność, jest kluczowa, aby proces ten przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Dzięki znajomości tych zasad unikniesz błędów i zapewnisz sobie odpowiednią ilość czasu wolnego w najważniejszych momentach życia.

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje pracownikowi?

Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju okoliczności, w jakiej jest udzielany. Pracownikowi przysługuje:

• 1 dzień wolny w przypadku:
  • ślubu dziecka pracownika,
  • śmierci i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
• 2 dni wolnego w przypadku:
  • własnego ślubu,
  • narodzin dziecka,
  • śmierci i pogrzebu małżonka pracownika, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Nie obowiązuje roczny limit dni urlopu okolicznościowego i udzielania pracownikom zwolnień z tego powodu. Oznacza to, że pracownik może skorzystać z urlopu za każdą oddzielną okoliczność. Przykładowo, jeśli w ciągu jednego roku dwójka dzieci pracownika bierze ślub w różnych terminach, przysługują mu dwa dni wolne. Po jednym na każdy ślub.

To, czy mowa o ślubie cywilnym, kościelnym czy konkordatowym nie ma większego znaczenia. Najważniejsze jest udowodnienie, że dni, w których przypadło zwolnienie, są bezpośrednio związane z ważną dla pracownika okolicznością. Należy pamiętać, by przekazać wszystkie dane pracodawcy tak, by uniknąć problemów z formalnościami i na spokojnie móc zająć się ważnymi sprawami prywatnymi.

Ważne, by taka nieobecność była odpowiednio udokumentowana. Najczęściej wystarczy przedstawić pracodawcy do wglądu dokument potwierdzający dane zdarzenie, czyli akt zawarcia związku małżeńskiego, narodzin dziecka lub zgonu. Co istotne, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, pracownik nie ma obowiązku przekazywać pracodawcy kopii dokumentu ani zgadzać się na jego przechowywanie. Zamiast tego może złożyć pisemne oświadczenie, w którym potwierdzi, że zaistniała okoliczność uprawniająca do urlopu okolicznościowego.

Ważne!

Za czas urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia.

Kiedy pracownik może otrzymać urlop okolicznościowy?

Przepisy ustawy nie określają daty początkowej i końcowej, w której pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy. Oznacza to, że nie musi on przypadać bezpośrednio przed lub w dniu uroczystości. Istotne jest, aby termin nieobecności miał bezpośredni związek z wydarzeniem uprawniającym do zwolnienia.

Przykładowo: 

• Pracownik zaplanował, że jego ślub odbędzie się w sobotę. Jego dni pracy wypadają od poniedziałku do piątku, więc dzień zawarcia związku małżeńskiego automatycznie przypada w dzień wolny. Mimo to pracownik może skorzystać z urlopu okolicznościowego przed wyznaczoną datą ślubu w celu przygotowań do ceremonii. Analogicznie pracownik mógłby zgłosić nieobecność po ślubie i wykorzystać ją na dopełnienie formalności i spraw administracyjnych. 

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku pozostałych okoliczności uprawniających do skorzystania z urlopu okolicznościowego. 

• Podczas tygodniowego urlopu wypoczynkowego pracownik dowiaduje się o śmierci rodzica. W związku z tym dzień pogrzebu wypada w trakcie jego nieobecności, więc nie musi zgłaszać dodatkowego dnia wolnego u pracodawcy. Mimo to po powrocie z urlopu wypoczynkowego pracownik wciąż ma prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego, aby uporządkować sprawy związane ze śmiercią rodzica.
• Kolejnym przykładem może być dzień wolny z okazji narodzin dziecka. Pracownik nie jest zobowiązany do wykorzystania go w tym samym dniu lub podczas pobytu matki z dzieckiem w szpitalu. Urlop okolicznościowy można zgłosić na przykład tydzień później.

Dni wolne związane z narodzinami dziecka przysługują niezależnie od płci. Najczęściej korzystają z niego jednak ojcowie, ponieważ kobiety już przed porodem przebywają na zwolnieniu lekarskim, a następnie rozpoczynają urlop macierzyński.

Podsumowując, między wydarzeniem oraz datą urlopu okolicznościowego musi wystąpić związek czasowy. Jeśli od okoliczności minęło kilka miesięcy, a pracownik dopiero wtedy chciałby skorzystać ze zwolnienia, pracodawca nie ma obowiązku wyrazić na to zgody. 

Jakie dokumenty uprawniają do skorzystania z urlopu okolicznościowego?

Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik jest zobowiązany przedstawić pracodawcy oświadczenie lub dokument potwierdzający zaistniałą okoliczność. W zależności od wydarzenia, może to być:

• odpis aktu ślubu lub kopia odpisu aktu małżeństwa
• odpis aktu urodzenia dziecka
• akt zgonu

Pracodawca może poprosić o wgląd do oryginału dokumentu i zanotować jego numer oraz datę. Jednak skany lub kopie tych dokumentów nie są przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Może się zdarzyć, że przed zgłoszeniem urlopu okolicznościowego pracownik jeszcze nie będzie posiadać odpowiedniego dokumentu uprawniającego go do zwolnienia. W takim przypadku należy dostarczyć go w najbliższym możliwym terminie. Nawet po powrocie z urlopu.

Zgłoszenie urlopu okolicznościowego w aplikacji FreeQuest

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w szczególnych, często pełnych emocji chwilach, gdy trudno skupić się na formalnościach. Na szczęście z aplikacją FreeQuest zgłoszenie to tylko kilka prostych kliknięć. Wybierz odpowiedni typ wniosku, dodaj ewentualny komentarz i wyślij. Gotowe. Teraz już zostaje tylko odpowiedź pracodawcy, który może zatwierdzić Twój wniosek błyskawicznie.

To rozwiązanie przyspieszy wszelkie formalności dotyczące udzielenia urlopu okolicznościowego. W aplikacji znajdziesz niezbędne dane pracownika i wszystkie rodzaje zapytań, dzięki czemu niezależnie od tego, czy okazja to ślub pracownika, narodziny dziecka czy pogrzeb jego bliskich. Wszystko załatwisz sprawnie i bez zbędnej papierologii.

Podsumowanie

Każdemu pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy na ślub (własny lub jego dziecka), pogrzeb, narodziny dziecka i inne okazje wymagające dodatkowego czasu wolnego. Na wniosek pracownika urlop okolicznościowy udzielany jest zarówno na czas związany z uroczystością, jak i po lub przed, gdy pracownik musi dopilnować przygotowań i wszelkich formalności.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego wyłącznie, gdy nie ma związku czasowego między wskazaną okazją a dodatkowymi dniami wolnymi. Termin urlopu okolicznościowego musi być powiązany z jego przyczyną (nie może być na przykład wykorzystany kilka miesięcy po tym, jak już odbył się ślub pracownika). Właśnie dlatego tak ważne jest, by dopełnić niezbędnych formalności i pamiętać o zgłoszeniu wniosku, by wykorzystać urlop okolicznościowy w odpowiednim czasie.