Zatrudnienie nowego pracownika – wymagane dokumenty i formalności

Zatrudnienie nowego pracownika może stanowić wyzwanie ze względu na liczbę dokumentów, które trzeba skompletować. Część z nich dostarcza pracownik, jednak większość przygotowuje pracodawca i przekazuje do wypełnienia pracownikowi. Aby to zadanie ułatwić, warto podzielić dokumenty na dwie kategorie:

• potrzebne przed rozpoczęciem stosunku pracy
• możliwe do wypełnienia po zatrudnieniu.

Zebranie wszystkich potrzebnych dokumentów na tym etapie jest istotne, ponieważ większość z nich będzie stanowić akta osobowe nowego pracownika.

Dokumenty potrzebne przed rozpoczęciem stosunku pracy

Kwestionariusz osobowy

Nowa osoba może uzupełnić zarówno kwestionariusz osobowy dla kandydata, jak i dla nowego pracownika. Kwestionariusze różnią się od siebie w zależności od etapu: w trakcie rekrutacji nie zbiera się danych takich jak PESEL czy numer rachunku bankowego, które pojawią się dopiero w formularzu nowego pracownika. 

Ważne:

Kwestionariusz nie jest obowiązkowy, ale stanowi wygodne rozwiązanie, które za jednym razem dostarcza pracodawcy wszystkich niezbędnych informacji.

Umowa o pracę

Jest to podstawa zatrudnienia pracownika i należy podpisać ją najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Dobrą praktyką jest podpisanie jej przed rozpoczęciem, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień.

Umowa określa najważniejsze kwestie dotyczące stosunku pracy takie jak: wymiar etatu, stanowisko, czas trwania umowy, obowiązki pracownika i wynagrodzenie.

Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarskie

Przed przystąpieniem do pracy pracownik powinien przejść badania lekarskie w placówce medycyny pracy. Pracodawca wystawia skierowanie, które zawiera informacje o danym stanowisku pracy, rodzaju wykonywanej pracy oraz ewentualnych szkodliwych czynnikach w miejscu pracy. Po badaniach pracownik przekazuje pracodawcy orzeczenie lekarskie z informacją o dopuszczeniu do pracy. 

Warto pamiętać, że skierowanie powinno być wystawione w trzech kopiach: dla pracodawcy, placówki medycyny pracy i pracownika.

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca: zezwolenie na pobyt i pracę

Warto pamiętać, że przy zatrudnieniu cudzoziemca należy zadbać o potrzebne dokumenty gwarantujące jego legalny pobyt i pracę na terenie Polski. 

To obowiązkiem pracownika jest zadbanie o legalizację pobytu i przedstawienie wymaganych dokumentów przyszłemu pracodawcy. 

Jakie dokumenty zapewniają legalny pobyt?

• ruch bezwizowy (tzw. biometryczny)
• wiza
• karta pobytu
• „Procedura”, jeśli cudzoziemiec złożył wniosek o zezwolenie na pobyt i oczekuje na decyzję, może legalnie przebywać w Polsce

Legalizacją pracy cudzoziemca zajmuje się jego pracodawca, informując pracownika o etapie podejmowanych działań.

Jakie dokumenty zapewniają legalną pracę?

• zezwolenie na pracę
• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
• powiadomienie (na podstawie Ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy)
• zwolnienie z posiadania obowiązku zezwolenia

„Ustawa Kamilka”

Ważne:

W sierpniu 2024 roku weszła w życie tzw. „Ustawa Kamilka”, tj. nowelizacja Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz innych ustaw chroniących dzieci przed przemocą.

Przepisy nakładają nowe obowiązki na osoby oraz placówki związane z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu, realizacją innych zainteresowań przez małoletnich lub z opieką nad nimi.

Przed zatrudnieniem pracodawca musi uzyskać informacje, czy dane przyszłego pracownika lub osoby dopuszczanej do działalności są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Pracownik musi także przedstawić zaświadczenie o swojej niekaralności, które można uzyskać w Krajowym Rejestrze Karnym. 

Więcej o „Ustawie Kamilka” można przeczytać w oficjalnych komunikatach na stronie rządowej.

Dokumenty potrzebne w pierwszych dniach pracy

Świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy

Jeśli pracownik był wcześniej zatrudniony na umowę o pracę, powinien dostarczyć świadectwo pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego. Świadectwo pomoże ustalić, ile dni urlopu pracownik wykorzystał, jakie miał przerwy w pracy oraz jaki wymiar urlopu wypoczynkowego mu przysługuje.

Nie wiesz, w jaki sposób ustalić wymiar urlopu dla nowego pracownika? Sprawdź nasz artykuł: Urlop wypoczynkowy – wszystko, co musisz wiedzieć o jego prawach i zasadach.

Dyplom ukończenia szkoły oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane na oferowanym stanowisku

Pracownik powinien dostarczyć dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje zawodowe, w tym dyplom ukończenia szkoły lub studiów wyższych, które mogą być zaliczone do stażu pracy.

Uwaga!

Nie wszystkie dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, które przedstawi pracownik, można przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Na przykład Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych co do zasady zakazuje wykonywania kopii prawa jazdy.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia najpóźniej 7 dni od dopuszczenia go do pracy (art. 29 §3 Kodeksu pracy).

W dokumencie powinny znaleźć się indywidualne informacje o warunkach zatrudnienia dotyczące pracownika w temacie:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy
• obowiązującego dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy
• przysługujących przerw w pracy oraz dobowego i tygodniowego odpoczynku
• zasad dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych 
• zasad dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę (w przypadku pracy zmianowej)
• zasad dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy)
• składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych lub rzeczowych, które nie zostały uzgodnione w umowie
• wymiaru przysługującego płatnego urlopu
• obowiązujących zasad rozwiązania stosunku pracy
• prawa do szkoleń
• układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, którym jest objęty pracownik
• kwestii związanych z wypłatą wynagrodzenia (w przypadku braku regulaminu pracy)
• instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne.

Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień związanych z rodzicielstwem

Pracownik wychowujący dzieci może skorzystać ze specjalnych uprawnień rodzicielskich. Aby to zrobić, powinien uzupełnić oświadczenie, w którym informuje o zamiarze korzystania lub rezygnacji z tych uprawnień.

Pracownikom wychowującym co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin lub 2 pełnych dni. 

Ponadto, pracownicy wychowujący dziecko:

• do 4. roku życia mogą nie wyrazić zgody na pracę powyżej 8 godzin dziennie
• do 8. roku życia mogą nie wyrazić zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Oświadczenie PIT-2

Oświadczenie PIT-2 to oświadczenie podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.

Pracownik może wskazać w nim na przykład kwotę zmniejszającą zaliczki na podatek dochodowy lub informacje o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu ze względu na pracę poza miejscem zamieszkania.

Oświadczenie PIT-2 można złożyć lub skorygować w dowolnym momencie w trakcie roku. Jeśli jednak dane nie ulegają aktualizacji, nie ma potrzeby składania PIT-2 co roku. Dokument zachowuje ważność do momentu zmiany.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

PPK to dobrowolny system długoterminowego gromadzenia środków dla osób zatrudnionych. 

Pracownicy w wieku od 18. do 54. lat, którzy podejmują pracę, zostają automatycznie zapisani do PPK. Jeśli nie chcą uczestniczyć w programie, powinni złożyć oświadczenie o rezygnacji.

Potwierdzenie odbycia szkolenia BHP

Pracodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia nowo zatrudnionemu pracownikowi szkolenia w zakresie BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy). Szkolenie wstępne powinno obejmować instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. 

Po zrealizowanym szkoleniu pracownik otrzymuje kartę szkolenia wstępnego.

Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego 

Każdy nowy pracownik zostaje obowiązkowo objęty ubezpieczeniem zdrowotnym. Dodatkowo ma on prawo zgłosić do niego członków swojej rodziny, jeśli nie są objęci ubezpieczeniem zdrowotnym z innego tytułu. 

Ubezpieczenie zdrowotne może objąć poniższych członków rodziny:

• dziecko
• dziecko męża lub żony
• dziecko przysposobione
• wnuka
• dziecko, dla którego pracownik jest opiekunem prawnym, rodziną zastępczą lub które przebywa w rodzinnym domu dziecka pracownika
• małżonka
• wstępnych (np. rodziców, dziadków), którzy mieszkają z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym.

Pracownik może zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego dziecko lub wnuka do ukończenia przez nich 18. roku życia, a w przypadku dalszej nauki – do 26. roku życia. Jeśli dziecko lub wnuk posiadają orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, mogą być ubezpieczeni bez względu na wiek.

Oświadczenia oraz potwierdzenie zapoznania się z wszelkimi regulaminami i procedurami obowiązującymi w firmie

Wśród dokumentów, które należy dostarczyć pracownikowi, znajdują się wszelkie oświadczenia pracownika lub zgody związane z obowiązującymi w firmie regulaminami. Do oświadczeń, które pracownik powinien podpisać, mogą należeć między innymi:

• regulamin pracy,
• regulamin wynagrodzeń,
• ocena ryzyka zawodowego na określonym stanowisku,
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz wizerunku,
• procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
• informacja dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu.

Podsumowanie

Zatrudnienie nowego pracownika to konieczność zebrania wielu dokumentów zapewniających prawidłowe rozpoczęcie współpracy zgodne z przepisami. Choć początkowy natłok formalności może być przytłaczający, warto pamiętać, że odpowiednie przygotowanie dokumentacji pracowniczej jest fundamentem płynnego przebiegu zatrudnienia pracownika i późniejszej współpracy. W związku z tym dobrą praktyką jest podział na etapy: przed rozpoczęciem pracy oraz po zatrudnieniu. Dzięki temu cały proces będzie przebiegał sprawnie, a formalności zostaną załatwione na czas.

Źródła:

https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/ministerstwo-sprawiedliwosci-odpowiada-na-najczesciej-zadawane-pytania-dotyczace-tzw-ustawy-kamilka
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-29